מקומות לאירועים – מאגר הזהב

למנהלת משאבי אנוש יש תפקידים שונים ומגוונים וביניהם גם ארגון אירועים לעובדי החברה.

בגלל שהעבודה בחברה שלנו היא מאוד אינטנסיביים ולחוצה, המנכ"ל מאוד מקפיד לתת לעובדים תנאים אשר יהפכו את סביבת העבודה שלהם ביום יום לנעימה, כיפית וכמה שיותר מזמינה. בגלל שכל הזמן אני צריכה לתכנן קדימה ולראות מה קורה ולאן דברים מתפתחים והולכים אני תמיד דואגת לארגן לעצמי מאגרים של מידע. כך למשל עם מאגר של מקומות לאירועים. בגלל שאני צריכה כל הזמן לתכנן קדימה ולחשוב מה האירועים שאני רוצה לעשות לעובדי החברה ואיך אני רוצה שהם ייראו אז אני נדרשת כל הזמן לחשוב ביצירתיות על האירוע הבא, הפינוק הבא, מה הולכים לעשות עם התקציב שיש ועוד והכל עבור הטבת העובדים ועבור שהם יוכלו להנות גם מעבר לעבודה.

כיצד בוחרים מקומות לאירועים?

עם השנים יצרתי לעצמי מאגר מעולה של מקומות לאירועים אשר מחולק לפי פילוח של מקום האירוע, כמות האנשים שניתן להכניס אליו, מה הפרופיל של מקום האירוע: האם מדובר במסעדה, אולם, גן אירועים וכו וכמובן מה העלויות של השכרתו לאירוע חברה, אירועים מסוג זה מכילים לרוב מלא אנשים ועל כן מדובר במקומות לאירועים בעלי מקום רב.אומנם אנחנו חברת הייטק מאוד מצליחה אבל אני לא יכולה להרשות לעצמי להתפרע עם התקציב, יש לבחור במקום שמתאים גם מבחינה תקציבית ויכול להעניק מענה תואם מבחינה כספית. בסופו של דבר אני צריכה לגשת למנכ"ל ולהראות לו שהסכומים שהוצאתי על אירועי חברה הם סבירים והמקומות לאירועים שבחרתי נבחרו בקפידה אחרי בדיקה מדוקדקת וסקר שוק ושאני אינני אחת שמפריזה בסכומים גבוהים מדי.

חשוב להיות מוכנים מראש

לא סתם הכנתי לעצמי מאגר של מקומות לאירועים, החלטתי שבמקום לעבור כל פעם את הסיוט של לנסות לאתר מקומות לאירועים עבור אירוע ספציפי, אדאג לכך שתהיה לי לרשימה מסודרת של מקומות לאירועים לפי הפילוחים הנדרשים לכל אירוע ואז אוכל לתת אפילו ערך מוסף. אדע מי איש הקשר בכל אחד מהמקומות האלה ואוכל ליצור איתו קשר מראש ולחזק איתו את הקשר על מנת שעל בסיס הקשר האישי אוכל להגיע לגמישות בכל מיני דברים ויהיה לי קל יותר להשיג את מה שאני רוצה. כך גם במקרה של ספקים שונים שאני עובדת איתם. כאשר דואגים ליצירת קשר אישי עם מישהו רמת המחויבות היא גבוהה יותר ואז קל יותר להתנהל. כאשר מדובר בספקים של מקומות לאירועים זה אפילו חזק עוד יותר, ניתן לבדוק על מקומות לאירועים ולבחור במקומות אשר נראים לכם כמתאימים ביותר על מנת לערוך בהם אירועים, גם מבחינת המראה של המקום וגם מבחינת התקציב הכספי שיש להשקיע אודות אותו מקום לאירועים, אך כמובן שיש לקחת גם בחשבון באיזה סוג של אירוע מדובר ועל ידי כך לבצע את ההתאמה הנכונה ביותר.

כתיבת תגובה

האימייל לא יוצג באתר. שדות החובה מסומנים *